fbpx
أنظمة وبرمجيات

كيف يساعدك نظام ERP في إدارة الموارد البشرية في مؤسستك بسلاسة؟! [2022]

نظام ERP في إدارة الموارد البشرية

كيف يساعدك نظام ERP في إدارة الموارد البشرية في مؤسستك بسلاسة؟! [2022]

تعتبر الموارد البشرية من أهم الأصول التي تمتلكها أي مؤسسة، وبالتالي فإن إدارة الموارد البشرية يُعتبر شئ محوريًا لا غنى عنه أي كان حجم شركتك أو مؤسستك.

وكذلك فإن إدارة الموارد البشرية أو إدارة الأصول البشرية human resource management (HRM) تنطوي على العديد من الأنشطة المختلفة داخل شركتك أو مؤسستك، مثل: [توظيف أفضل المرشحين المناسبين لوظيفة معينة، وتحسين مهاراتهم وقدراتهم باستمرار من خلال تزويدهم بدعم جيد ومناسب، وإدارة بيانات الموظفين،وغير ذلك من المهام التي تقوم بها].

في هذا المقال سنتحدث عن فوائد نظام ERP في إدارة الموارد البشرية، تابع معنا لتعرف المزيد.

 

في البداية، دعنا نعرف ..

  • ما هو نظام ERP؟!

  • نظام ERP في إدارة الموارد البشرية

نظام ERP هو اختصار يشير إلى مصطلح “Planning Resource Enterprise “ويعني “تخطيط موارد المؤسسات”.
نظام ERP هو عبارة عن مجموعة من الأنظمة والتطبيقات المتكاملة التي يمكنها إدارة المؤسسة ككل،وتساعد أيضا المؤسسات إلى أن تصبح أكثر وعياً ذاتياً من خلال ربط البيانات بين الإدارات المختلفة للمؤسسة معا بقاعدة بيانات واحدة تكون مخرجاتها مبنية على معلومات سليمة حيث يتيح للأقسام
مثل: (إدارة الموارد البشرية، التسويق، التمويل، المبيعات، إدارة علاقات العملاء CRM ،سلسلة التوريد،….. إلخ )

بما يتيح سهولة التواصل وتبادل المعلومات مع بقية المؤسسة وبالتالي يساعد المؤسسة على تيسير أعمالها،وسهولة إعداد التقارير و دعم عملية اتخاذ القرار وفقاً لمعلومات سليمة ويؤدي هذا في النهاية إلى استخدام موارد المؤسسة أحسن استخدام ،كما يؤدي أيضا إلي زيادة مبيعاتها.

 

– كيف يعمل نظام ERP ؟!

نظام ERP في إدارة الموارد البشرية
نظام ERP في إدارة الموارد البشرية

يعتمد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على قاعدة بيانات مركزية. حيث تقوم بتجىمع معلومات العمل وتخزينها في قاعدة بيانات واحده مركزيه تتيح للمستخدمين في مختلف أقسام الشركة الوصول بسرعة إلى المعلومات المطلوبة للتحليل.

كما يسمح نظام ERP بإنشاء التقارير من نظام مركزي واحد ويتم إرسال المعلومات التي تم تحديثها في وحدة ERP واحدة إلي قاعدة بيانات مركزية مشتركة ، مثل: CRM و HR والمالية.

 

– ما هي أدوات نظام ERP؟

 

بقوم نظام ERP على استخدام بعض الأدوات التي تدمج النظم المستخدمة عبر الإدارات المختلفة للشركة، مما يتيح التدفق السهل والموحد للمعلومات تحت ضوابط محددةٍ وفيما يلي سنعرض عليك أفضل الأدوات المستخدمة في نظام ERP

أولا / إدارة قواعد البيانات

تُعد هذه الأداة بمثابة العمود الفقري لنظام ERP فهي تُعتبر مستودع البيانات حيث تعمل على تخزين البيانات وإدارة المعلومات مع سير العمل عبر الإدارات والوظائف المختلفة.

ثانيا/ أداة لإدارة سير العمل

نظرا لأن نظام ERP يتكون من وحدات نمطية وجداول بيانات فلابد من وجود أداة يمكنها تتبع تحديثات البيانات وإجرءاتها تسلسلا محددا منطقيًا استنادا إلى احتياجات العمل وهو ماتقوم به هذه الأداة والتي تُعتبر بمثابة العقل المتحكم في جميع وظائف الجسم.

ثالثا/ أدوات الإتصال

نظرا لأن أي مؤسسة تتكون من عدة أقسام ويجب أن يكون هناك اتصال بينهم لذا يعمل نظام ERP على تسهيل ذلك من خلال تقديم أدوات لتوليد البريد الألي القائم على التصرف أو الرسائل الفورية أو ميزات البث العامة على المستويين الفردي والجماعي، ويتم دمج وظائف المراسلة الفورية الإضافية لتمكين الإتصال السهل والفوري.

رابعا/ أداة الإبلاغ

يُطلق عليها لوحة المعلومات وتعتبر أداة مهمه من أدوات نظام ERP لأنها تحدد مستوى الإدارة أو مستوى القسم أو مستوى الفريق أو إعداد التقارير على المستوى الفردي والذي غالباً ما يكون متاحاً بنموذج لوحة المعلومات بالتزامن مع عرض البيانات بالوقت الفعلي مثلما يستخدم من تقارير تقبل للتخصيص والتي يتم إنشائها بكلمة أو بيانات مشتركة لتحرير التطبيقات مثل جدول البيانات.

خامسا/ التطبيقات والواجهات مع إذن تحكم مناسب

حيث يتطلب إدارة تخزين البيانات قراءة أو تحليل البيانات، وبمجرد أن يتم خلق العناصر الابد من وضع علامة تدل على أن المخزون أصبح جاهز، ليبدأ قسم إدارة المخزون بتحديثه ليصبح قابل للبيع، ولتحقيق ذلك تُشكل التطبيقات والواجهات سهلة الإستخدام جزءا لا يتجزء من أى نظام ERP يحتوي أيضا على عناصر تحكم وأذونات محددة.

 

  • مميزات نظام ERP في إدارة الموارد البشرية 

في الوقت الحالي، ومع زيادة عدد القائمين بالعمل في المؤسسات أو الشركات المختلفة، أي تعدد الموارد البشرية داخل كل منهما.
أصبحت المؤسسات في حاجة لنظام متكامل تستطيع من خلاله إدارة مواردها البشرية بسلاسة لتحقيق الأهداف المرغوبة، والإستغلال الأمثل لكل فرد يعمل في المؤسسة، وهذا ماتقوم به أنظمة ERP حيث توجد العديد من المميزات الناتجة عن تطبيق نظام ERP في إدارة الموارد البشرية، وتتمثل في :-

1 -تقليل التكاليف

لأنه يتكون من مجموعة من البرامج المتكاملة والمدمجة في برنامج واحد وبالتالي يوفر شراء مجموعة من البرامج لإدارة الموارد البشرية في شركتك أو مؤسستك.

2 -سرعة انجاز المهام

حيث أن ربط العمليات المختلفة التي تحدث داخل إدارة الموارد البشرية في شركتك أو مؤسستك بقاعدة بيانات واحدة من خلال نظام ERP، يؤدي إلى المزيد من الوضوح والمرونة للموظفين لمساعدتهم على اتخاذ الإجراءات بسرعة وإتمام المهام بسرعة.

3 -دعم عملية اتخاذ القرار

من خلال الثقة في البيانات التي يوفرها لك نظام ERP والإعتماد عليها في اتخاذ القرار.

4 -المرونة

حيث يساعد تطبيق نظام ERP في إدارة الموارد البشرية على التكيف مع احتياجات شركتك والنمو معها والقابلية لإنسياب العمليات من خلال توفير البيانات فور طلبها.

5 -سهولة اكتشاف الأخطاء وعالجها

حيث تساعد قاعدة البيانات على الإطلاع على أداء مختلف الأقسام داخل إدارة الموارد البشرية، وبالتالي يسهل اكتشاف أي خلل قد يحدث والإستجابة بسرعة لعالجه.

6 -تعزيز التكامل المؤسسي

يساعد تطبيق نظام ERP في إدارة الموارد البشرية على تعزيز التكامل المؤسسي من خلال الرابط بين إدارة الموارد البشرية، ومختلف إدارات المؤسسة بنظام واحد تحت قاعدة بيانات واحدة.

7 -حماية البيانات

حيث يساعد تطبيق نظام ERP في إدارة الموارد البشرية على الإحتفاظ بجميع البيانات في مكان واحد وبالتالي يحمي المؤسسة من الممارسات الإحتيالية أكثر من أي وقتٍ مضى بالإضافة إلى أنه جعل كل موظف يصل إلى المعلومات الخاصة بمهام عمله فقط، ويكون للمديرين فقط حق الوصول إلى جميع المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات.

8- توفير العمالة

حيث إذا قمت باستخدام نظام ERP في إدارة الموارد البشرية داخل شركتك أو مؤسستك، يتم توفير العمالة بشكل كبير في مكان العمل.

ففي السنوات السابقة كانت هناك حاجة إلى 5 موظفين لأداء وظيفة ما، لكن مع إدارة الموارد البشرية بنظام ERP تم تقليله إلى موظف واحد.

أيضًا، تم تقليل الوقت اللازم لأداء الوظائف المختلفة، مما يمنح شركتك أو مؤسستك المزيد من الوقت لأجل التخطيط الاستراتيجي لأعمالها المختلفة.

أي من خلال استخدام برنامج إدارة الموارد البشرية الذي يوفره نظام ERP، يمكن لمؤسستك أن تجني المزيد من الفوائد من وراء ذلك، حيث يحصل الموظفين على المزيد من الوقت والطاقة، وغيرها من الفوائد التي تساعدك على تكوين مجتمع من الموظفين أكثر إنتاجية من ذي قبل.

 

  • كيف يساعدك نظام ERP في إدارة الموارد البشرية في مؤسستك؟!

نظام ERP في إدارة الموارد البشرية
نظام ERP في إدارة الموارد البشرية
  •  إدارة بيانات الموظفين

يساعد نظام ERP في إدارة الموارد البشرية، وذلك عن طريق قاعدة بيانات مركزية.

وتساعد قاعدة البيانات المركزية، والموحدة الإدارة على استنباط المعلومات في وقت سابق دون أي فوضى، حيث يساعد برنامج الموارد البشرية من خلال نظام ERP  أي مؤسسة أو شركة على استرداد بيانات كل موظف مثل:

[اسم الموظف، ورمز الموظف، وحضور الموظف، والإجازات، وتاريخ العمل، ومراجعة الأداء، ومزايا الموظفين المختلفة، وغير ذلك من الأمور]، وبالتالي فهو يساعد الإدارة على اتخاذ القرارات في الوقت المناسب والتأكد من أن كل شيء يتم تبسيطه وتنظيمه.

 

  • اكتساب المواهب

يضمن تنفيذ نظام ERP في إدارة الموارد البشرية على إدارة الموارد البشرية تعيين الأفراد المناسبين والمهرة لشغل مناصب وظيفية محددة. حيث يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP في إدارة مهارات الموظفين وتدريبهم بأكثر الطرق أهمية، وتحديد المهارات اللازمة لوصف وظيفي محدد، ومراقبة تدريب الموظف، وتسجيل أداء الموظف وغير ذلك من الأمور.

  • إدارة رواتب الموظفين

أيضا يساعد نظام ERP في إدارة الموارد البشرية عن طريق إدارة رواتب الموظفين هي إحدى الوظائف التي تتطلب وقتًا، ومجهودًا كبيرًا من القائمين عليها، بغض النظر عن حجم المظفين إذا كام صغير أو كبير ، فإن حساب رواتب الموظف والمزايا الأخرى مثل الصحة والتأمين والقروض وما إلى ذلك بدقة تتطلب أقصى قدر من الصبر والوقت. أي خطأ بشري يمكن أن يؤدي إلى مضاعفات خطيرة مثل عدم رضا الموظفين والاحتفاظ بالشركة وسحب أصحاب المصلحة وغير ذلك الكثير.

لكن مع إدارة الموارد البشرية داخل شركتك أو مؤسستك عن طريق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ستصبح إدارة كشوف المرتبات سلسة وخالية من المتاعب حيث يتم إدارتها آليًا، كذلك يتم إنشاء إيصالات دفع تلقائيًا استنادًا إلى جداول الوقت مع التحقق التلقائي من صحتها، وبالتالي تقل احتمالات حدوث أي أخطاء كانت من الممكن أن تحدث لو تم إدارتها يدويًا.

 

  • تخطيط الموارد البشرية

حيث يساعد تطبيق نظام ERP في إدارة الموارد البشرية على تخطيط الموارد البشرية بشكل ملائم عن طريق:

– توقع أو تحليل تكاليف تخطيط الموارد البشرية من خلال دمج المعلومات ذات الصلة.

– تحفيز أداء تخطيط الموارد البشرية وتساعد المديرين في اتخاذ القرار.

 

  • إدارة تدريبات الموظفين

 

حيث يساعد تطبيق نظام ERP في إدارة الموارد البشرية على إدارة تدريبات الموظفين عن طريق جدولة أحداث التدريب لموظفيك، والتي يتم ربطها تلقائيًا بتقويم الموظفين؛ حتى يتمكن الجميع من عرض التدريبات المجدولة وتخطيط قوائم المهام الخاصة بهم وفقًا لذلك.

أي يساعد تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP في إدارة الموارد البشرية الموظفين على اكتساب المهارات الفنية والتجارية اللازمة ليصبحوا أعضاء فريق مشاركين بالكامل في مرحلة مبكرة.

 

ما هي المشاكل التى تواجه تطبيق نظام ERP في إدارة الموارد البشرية؟!

تدريب غير كاف للموظفين

لا تركز معظم الشركات على الاستثمار كثيرًا في تنمية الموظفين. إنهم لا يستثمرون كثيرًا في تدريب وتعليم الموظفين بسبب نقص فهم ومعرفة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتعمقة.

نقص المهنيين

نظرًا لأن تخطيط موارد المؤسسات هو أسلوب متقدم ومفهوم إدارة متقدم، فمن الضروري أن يكون لديك متخصصون متعددو التخصصات لنجاح تخطيط موارد المؤسسات. يتطلب تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات في إدارة الموارد البشرية كلاً من خبراء تكنولوجيا المعلومات والإدارة.

آلية تعويض ضعيفة

لا تقتصر آلية التعويض التنافسية على جذب المتقدمين فحسب، بل تمنع أيضًا التنقل بين الموظفين. لكن الواقع هو أن آليات تعويض الشركات ليست جذابة بدرجة كافية.

 

هناك بعض التوصيات لتنفيذ ERP بنجاح في مؤسستك:

إعادة تصميم إدارة الموارد البشرية:

من أجل التنفيذ الناجح لتخطيط موارد المؤسسات في إدارة الموارد البشرية، من الضروري أن يتمتع تخطيط موارد المؤسسات بوظائف ممتدة لإدارة الموارد البشرية بدلاً من الوظائف التقليدية مثل إدارة شؤون الموظفين وحساب التعويضات. لأنه سيكون أكثر ملاءمة للتعاون بين الإدارات.

تركيز كبير على التدريب وتعليم الموظفين:

يجب أن تركز المؤسسة بشكل كبير على تدريب الموظفين وتثقيفهم من أجل التنفيذ الناجح لتخطيط موارد المؤسسات.

يمكن لقسم الموارد البشرية تنظيم جلسة تعليمية أيديولوجية للموظفين المشتركين وكبار المديرين لإثارة مخاوفهم المتعلقة بتنفيذ تخطيط موارد المؤسسات.

يجب أن تركز الشركات أيضًا على جودة وتكرار تدريب الموظفين.

تشجيع الاستشارة الخارجية ووظيفة الإشراف لاعتماد تخطيط موارد المؤسسات:

للحصول على إرشادات عملية، سيكون من الجيد أن تقوم الشركات بدعوة خبراء خارجيين. يمكن للشركات حتى إرسال موظفي الموارد البشرية لديها لزيارة المؤسسات الأخرى التي نفذت تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لاكتساب الخبرة.

يجب على قسم الموارد البشرية أيضًا إنشاء قسم إشراف يتكون من خبراء خارجيين ومديرين داخليين.

 

الخلاصة: تطبيق نظام ERP في إدارة الموارد البشرية يجني المزيد من الفوائد لشركتك أو مؤسستك مهما كان حجمها.

إقرأ أيضا:

ما هو نظام ERP؟ ولماذا تحتاجه شركتك (عام 2021)؟

ما هو نظام ERP Next؟! وما فائدته لشركتك؟! (2022) 

 

المصادر:

https://www.openhrms.com/blog/role-of-erp-in-hrm

https://erpsolutions.oodles.io/blog/human-resource-management/

 

يمكنك أن تعرف المزيد من المعلومات عن نظام PS .ERP الذي نقدمه من خلال هذا الرابط

الناشر

Nareman Khaled

سجل تعليقك

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

رجوع
راسلنا واتس اب
اشترك بالقناة
راسلنا بالايميل
المحادثة الفورية
اتصل بنا هاتفياً