ظهر نظام ERP مؤخرا مع التطور الكبير الذي شهدته المؤسسات، وزيادة حجم أعمالها وكثرة العاملين بها، وبالتالي تطلب الأمر ضرورة إيجاد نظام متكامل يمكنه أن يساهم في تيسير أعمال المؤسسات.
في السطور التالية سنعرض أهم النقاط التي تحتاج إلى معرفتها عن نظام ERP ومدي فاعلية تطبيقه في المؤسسات.
ما هو نظام ERP؟
نظام ERP هو اختصار يشير إلى مصطلح “Planning Resource Enterprise “ويعني “تخطيط موارد المؤسسات”.
نظام ERP هو عبارة عن مجموعة من الأنظمة والتطبيقات المتكاملة التي يمكنها إدارة المؤسسة ككل،وتساعد أيضا المؤسسات إلى أن تصبح أكثر وعيًا ذاتيًا من خلال ربط البيانات بين الإدارات المختلفة للمؤسسة معا بقاعدة بيانات واحدة تكون مخرجاتها مبنية على معلومات سليمة حيث يتيح للأقسام
مثل:
(إدارة الموارد البشرية، التسويق، التمويل، المبيعات، إدارة علاقات العملاء CRM ،سلسلة التوريد،….. إلخ) سهولة التواصل وتبادل المعلومات مع بقية المؤسسة وبالتالي يساعد المؤسسة على تيسير أعمالها،وسهولة إعداد التقارير و دعم عملية اتخاذ القرار وفقاً لمعلومات سليمة ويؤدي هذا في النهاية إلى استخدام موارد المؤسسة أحسن استخدام ،كما يؤدي أيضا إلي زيادة مبيعاتها.
– لماذا تحتاج شركتك لنظام ERP؟
في الوقت الحالي ومع تعدد إدارات المؤسسات بالإضافة إلى زيادة عدد القائمين بالعمل فيها وتعدد مواردها.
أصبحت المؤسسات في حاجة لنظام متكامل تستطيع من خلاله إدارة هذه الموارد وهذا ماتقوم به أنظمة ERP حيث توجد العديد من المهام التي يمكن لأنظمه ERP إضافتها لمؤسستك وهي :-
1 -تقليل التكاليف
لأنه يتكون من مجموعة من البرامج المتكاملة والمدمجة في برنامج واحد وبالتالي يوفر شراء مجموعة من البرامج لإدارة كل قسم من أقسام شركتك.
2 -سرعة انجاز المهام
حيث أن ربط العمليات والبيانات بقاعدة بيانات واحدة يؤدي إلى المزيد من الوضوح والمرونة للموظفين لمساعدتهم على اتخاذ الإجراءات بسرعة وإتمام المهام بسرعة.
3 -دعم عملية اتخاذ القرار
من خلال الثقة في البيانات التي يوفرها النظام والإعتماد عليها في اتخاذ القرار.
4 -المرونه
حيث يساعد نظام ERP على التكيف مع احتياجات شركتك والنمو معها والقابلية لإنسياب العمليات من خلال توفير البيانات فور طلبها.
5 -سهولة اكتشاف الأخطاء وعالجها
حيث تساعد قاعدة البيانات على الإطلاع على أداء مختلف الإدارات وبالتالي يسهل اكتشاف أي خلل قد يحدث والإستجابة بسرعة لعالجه.
6 -تعزيز التكامل المؤسسي
من خلال الرابط بين مختلف إدارات المؤسسة بنظام واحد تحت قاعدة بيانات واحدة.
7 -حماية البيانات
حيث يوفر نظام ERP الإحتفاظ بجميع البيانات في مكان واحد وبالتالي يحمي المؤسسة من الممارسات الإحتيالية أكثر من أي وقتٍ مضى بالإضافة إلى أنه جعل كل موظف يصل إلى المعلومات الخاصة بمهام عمله فقط، ويكون للمديرين فقط حق الوصول إلى جميع المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات.
-
كيف يعمل نظام ERP؟!
يعتمد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على قاعدة بيانات مركزية. حيث تقوم بتجىمع معلومات العمل وتخزينها في قاعدة بيانات واحده مركزيه تتيح للمستخدمين في مختلف أقسام الشركة الوصول بسرعة إلى المعلومات المطلوبة للتحليل.
كما يسمح نظام ERP بإنشاء التقارير من نظام مركزي واحد ويتم إرسال المعلومات التي تم تحديثها في وحدة ERP واحدة إلي قاعدة بيانات مركزية مشتركة ، مثل: CRM و HR والمالية .
-
تطور أنظمة ERP عبر الزمن؟!
يرجع بداية نظام ERP إلى أكثر من 100 عام.
➢ ففي عام 1913 قام المهندس Harries Whitman Ford بتطوير نموذج كمية الترتيب الإقتصادي (EOQ) ، وكان بمثابة نظام صناعي يعتمد على الأوراق لجدولة الإنتاج واستمر هذا النموذج لعقود طويلة.
➢ في الستينات تم تطوير برامج لإدارة المخازن عُرفت باسمinventory control package (ICP) ،وكانت لإدارة المخازن فقط.
➢ في السبعينات 1970s بدأت البرمجيات تأخذ شكل مختلف يسمى MRP يعني تخطيط متطلبات المواد Materials requirement Planning،وكانت برامج لإدارة المواد من شراء المواد الخام مرورا بإدارة عمليات الشراء وتحديد الكميات المطلوبة ومستويات المواد في المخازن.
➢ في بداية الثمانينات 1983 تطورت برامج MRP إلى II MRP وكان يؤدي نفس وظائفMRP1 لكن بالإضافة إلى جزء خاص بإدارة عمليات التصنيع بكل ماتشمله من أنشطة وبتالي تم دمج مختلف المهام الصناعية في نظام واحد مشترك من شراء المواد الخام،وتصنيعها،وبيعها،وإدارة العقود،..إلخ.
➢ في التسعينات 1990s تم تطوير المفاهيم المشابهه ل II MRP تحت مظلة أنظمة ERP بهدف معالجة الأنشطة التجارية غير التصنيع ليشمل كل إدارات الشركه وأنشطتها مثل: الإدارة المالية،الموارد البشرية، إدارة علاقات العملاء، التخطيط،…إلخ).
➢ في الألفينات 2000s تطورت برامج ERP ل II ERP أو مايطلق عليه (second generation) مع زيادة الإعتماد على نظام ERP زادت تكاليف تنفيذه حيث كانت الأجهزة المطلوبة لتشغيل البرنامج في منشآت الشركة مع وجود أجهرة ضخمة في غرفة الخادم وكانت تراخيص هذه البرامج والأجهزة تتطلب استثمارات رأسمالية ضخمة لذا تم تطوير أنظمة ERP لكي تتخطي حدود
الشركة ويتم ربطها بالإنترنت واستغلال إمكانيات هذا الربط في التجارة الإلكترونية والشراء الإلكتروني وإدارة أنظمة Supply Chain Management سواء عن طريق الشبكات الداخلية والخارجية والربط بالشبكات الأخرى واستخدام الهاتف في إدارة النظام واستخدام الحوسبة السحابية.
➢ مؤخراً ظهر مفهوم III ERP أوThird Generation ويقوم على فكرة ربط الشركات ببعضها،واستغلال مواقع التواصل الإجتماعي في زيادة التنبؤ والتوقع ،وتحليل السوق العالمي لكنه لايزال يواجه بعض الصعوبات في توحيد الشركات تحت مظلة أنظمة ERP موحدة.
-
ما هي أدوات نظام ERP؟
بقوم نظام ERP على استخدام بعض الأدوات التي تدمج النظم المستخدمة عبر الإدارات المختلفة للشركة، مما يتيح التدفق السهل والموحد للمعلومات تحت ضوابط محددةٍ وفيما يلي سنعرض عليك أفضل الأدوات المستخدمة في نظام ERP
أولا / إدارة قواعد البيانات
تُعد هذه الأداة بمثابة العمود الفقري لنظام ERP فهي تُعتبر مستودع البيانات حيث تعمل على تخزين البيانات وإدارة المعلومات مع سير العمل عبر الإدارات والوظائف المختلفة.
ثانيا/ أداة لإدارة سير العمل
نظرا لأن نظام ERP يتكون من وحدات نمطية وجداول بيانات فلابد من وجود أداة يمكنها تتبع تحديثات البيانات وإجرءاتها تسلسلا محددا منطقيًا استنادا إلى احتياجات العمل وهو ماتقوم به هذه الأداة والتي تُعتبر بمثابة العقل المتحكم في جميع وظائف الجسم.
ثالثا/ أدوات الإتصال
نظرا لأن أي مؤسسة تتكون من عدة أقسام ويجب أن يكون هناك اتصال بينهم لذا يعمل نظام ERP على تسهيل ذلك من خلال تقديم أدوات لتوليد البريد الألي القائم على التصرف أو الرسائل الفورية أو ميزات البث العامة على المستويين الفردي والجماعي، ويتم دمج وظائف المراسلة الفورية الإضافية لتمكين الإتصال السهل والفوري.
رابعا/ أداة الإبلاغ
يُطلق عليها لوحة المعلومات وتعتبر أداة مهمه من أدوات نظام ERP لأنها تحدد مستوى الإدارة أو مستوى القسم أو مستوى الفريق أو إعداد التقارير على المستوى الفردي والذي غالباً ما يكون متاحاً بنموذج لوحة المعلومات بالتزامن مع عرض البيانات بالوقت الفعلي مثلما يستخدم من تقارير تقبل للتخصيص والتي يتم إنشائها بكلمة أو بيانات مشتركة لتحرير التطبيقات مثل جدول البيانات.
خامسا/ التطبيقات والواجهات مع إذن تحكم مناسب
حيث يتطلب إدارة تخزين البيانات قراءة أو تحليل البيانات، وبمجرد أن يتم خلق العناصر الابد من وضع علامة تدل على أن المخزون أصبح جاهز، ليبدأ قسم إدارة المخزون بتحديثه ليصبح قابل للبيع، ولتحقيق ذلك تُشكل التطبيقات والواجهات سهلة الإستخدام جزءا لا يتجزء من أى نظام ERP يحتوي أيضا على عناصر تحكم وأذونات محددة.
– ما هي أنواع نظام ERP؟!
يتنوع نظام ERP طبقا لتنوع المؤسسات وطبيعة تشغيلها حتى تتمكن هذه الأنظمة من تلبية احتياجات هذه المؤسسات ويجب على الشركات تحديد النظام الأنسب لهم وفقًا أعمالها قبل شراء تلك الأنظمة.
نجد أن هناك 5 أنواع رئيسية لهذه الأنظمة، وهذه الأنواع أيضا تنقسم لعدة أنواع والأن سوف سنعرض عليك هذه الأنظمه بشئ من الوضوح.
أولا/ تقسيم أنظمة ERP وفقا لطبيعة بناؤها
من الضروري جدا لأصحاب الشركات معرفة طريقة بناء أنظمة ERP قبل شراء هذه الأنظمة لأن بعض الأنظمة قد لاتتوافق مع طبيعة عمل الشركات
،وتتكون تلك الأنظمة من:
* ال hardware
* برمجيات software
* وثائق رقمية documentation
وتنقسم نظام ERP حسب طبيعة بنائها إلى 3 أنواع :
1-أنظمة غير قابلة للتقسيم Indivisible architecture
وهي أنظمة متكاملة تعمل كوحدة واحدة، وهذا يساعد علي تجنب الكثير من الأخطاء ، لكن في نفس الوقت هذا التكامل مع الوقت ومع ازدياد حجم قاعدة البيانات تصبح أكثر استهلاكا للموارد ،والوقت،والعمالة أيضا.
2-أنظمة تعتمد على الوحدات Modular architecture
تنقسم تلك الأنظمة إلى وحدات MODULES ويمكن تعديل بعض أو كل أدواتها لتناسب عمل مؤسسة بعينها، لكن في نفس الوقت هذه التعديلات قد تفسد عمل النظام.
ثانيا /تقسيم أنظمة ERP وفقاً لنوع المنظمة :
ويمكن تصنيفها إلى :-
1 -السحابة العامة
تسمح هذه الأنظمة للمستخدمين بإمكانية الوصول إلى الموارد العامة والمنصة الرقمية، وهذه الأنظمة تكون قليلة التكلفة بشكل كبير، حيث لا يوجد بها الكثير من الخصوصية.
2 -السحابة الخاصة
يتم تثبيتها على السيرفرات الخاصة بالشركة أو المستأجرة، ويتم فيها عمل برمجيات مخصصة للشركة مع عزل جميع البيانات.
3 -السحب الهجينة
تتكون من مزيج من السحب العامة والخاصة حيث يتوافر فيها إمكانية التوسع مع إمكانية أن يقوم العميل بتعديل بعض خصائص نظام ERP .
ثالثا/تقسيم أنظمة ERP وفقاً لنوع التراخيص
ويمكن تصنيف هذه الأنظمة تبعًا للتراخيص إلى:
1 -أنظمة احتكارية:-
يجب دفع ثمنها بالكامل ويتم إجراء بعض التعديلات بها لتناسب متطلبات الشركة.
2 -التطبيقات مفتوحة المصدر:
تكون متاحة للإستخدام المجاني ويتم دفع تكلفتها فقط إذا قمت بتعيين موظف مختص لإدارتها ،ويمكن أيضاً التعديل عليها بما يتناسب مع متطلبات الشركة.
رابعاا/تقسيم أنظمة ERP طبقاً للغرض منها
ويمكن تقسيم أنظمة ERP حسب الغرض المطلوب منها إلى:
➢ أنظمة تناسب الأغراض الصناعية.
➢ أنظمة خاصة بالتجارة الإلكترونية.
خامساا/تقسيم أنظمة ERP تبعًا لأنظمة التشغيل وواجهة المستخدم
1 -أنظمة الكمبيوتر والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية.
2 -إصدارات الويب لأنظمة ERP تكون عادة مشتركة بين الأنظمة الأساسية.
– ماهي أشهر أنواع أنظمة ERP؟!
SAP -1
وهي شركة برمجيات ألمانية تعد من بين الشركات الرائدة في مجال تخطيط موارد المؤسسات ERP ،وهو نظام للمحاسبة المالية.
هي عبارة عن منصة كاملة تُستخدم على نطاق واسع وتوفر وصو لا قويًا إلى البيانات الأساسية،والتطبيقات التحليلية ،والأدوات القوية المصممة لتبسيط الأعمال، وتساعد الشركات على تحقيق ميزة تنافسيه.
تتضمن هذه المنصة المتكاملة (إدارة علاقات العملاء، والإدارة المالية، وإدارة رأس المال البشري،وإدارة دورة حياة المنتج، وإدارة سلسلة التوريد) .
يمكن نشرها على الأجهزة، أو عبر الإنترنت أو مزيج من الإثنين لتوفير وصول سهل إلي المستخدم في جميع الأوقات.
Microsoft Dynamics NAV and AX 2009 -2
يُعتبر Microsoft Dynamics NAV الذي توفره شركة مايكروسوفت وتم تغيير اسمه مؤخرا باسم Microsoft Dynamics 365 Business Central بمثابة نظام ERP مخصص لمساعدة الشركات الصغيرة والمتوسطة والفروع المحلية للشركات متعددة الجنسيات في عمليات التجارة الإلكترونية والتحليلات وإدارة سلسلة التوريد ،وإدارة علاقات العملاء ،والتصنيع،…. إلخ.
Oracle -3
هي شركة تكنولوجيا أمريكية متعددة الجنسيات.
تم تصميم مجموعة SaaS الشاملة هذه لإدارة عمليات المؤسسة يتكون هذا الجناح من 7 وحدات برامج لإتمام العمليات التجارية الإساسية. يهدف إلى تبسيط وعرض قابلية التوسع للتخطيط والمشتريات ، وتخطيط المشاريع ، والمالية ، ودورة حياة المنتج ، وإدارة المخاطر ، والإمتثال والحوكمة ، من بين أمور أخرى.
توفر التقنية أيضا أساسا قويًا للمؤسسات التي تشمل ، على سبيل
المثال : تكنولوجيا المعلومات ,والتسويق ،والإستشارات ،والخدمات المهنية والمبيعات.
JD Edwards EnterpriseOne -4
من شركة JD Edwards EnterpriseOne،وهو نظام يعتمد على الوحدات Modules وهو مملوك حاليًا لشركة أوراكل.
Odoo -5
برنامج بلجيكي رخيص جداً مقارنة ببعض البرامج وسهل الإستخدام وغير معقد الخطوات ولكنه في المستقبل يحتاج لتوظيف كوادر تقنية أكثر مما يرفع التكلفة بالنظر إلى أنه برنامج مفتوح المصدر.
6- ERPNext
هو أفضل برنامج ERP مجاني مفتوح المصدر في العالم،وتعتبر ERPCloud.Systems هي إحدى مقدمي خدمة ERPNext العالمية في مصر والوطن العربي.
ويقوم نظام PS ERP علي نظام ERPNext ،ويمكنك معرفة المزيد عنه ،وكيف يمكنه مساعدتك في تيسير كل أعمالك من خلال هذا الرابط
– ماهي العلامات التي تدل علي حاجة شركتك لنظام ERP؟!
1 -صعوبة الإندماج مع الأنظمة الجديدة.
2 -وجود أنظمة متعددة تكرر البيانات .
3 -وجود البيانات الهامة في أماكن مختلفة.
4 -صعوبة الوصول للمعلومات.
5 -إعداد التقارير يدوياً.
6 -الحاجة للكثير من الوقت لإنجاز العمليات.
7 -صعوبة استيعاب الأنظمة لنمو الشركة.
8 -إذا كانت البرامج التي لديك لا تتيح لك التطور الذي تريده.
9-إذا كانت الخدمات التي تقدمها لا تُلبي توقعات عملائك.
– ماهي معايير إختيار نظام ERP جيد لشركتك؟!
توجد العديد من المعايير التي يجب أخذها في الإعتبار عند اختيار نظام ERP حتى يمكنك إختيار نظام ERP فعال لإدارة موارد شركتك، وفي السطور القادمة سنعرض لكم هذه المعايير:
1 -حدد أهدافك من تطبيق نظام ERP وما هي المشكلات التي تسعى لحلها من خلاله :
حيث أن وضع أهداف محددة يساعدك فى الوصول للمتطلبات التي يجب أن يفي بها نظام ERP ،وكذلك يحميك من التأثر السلبي لتسويق البائعين.
2 -تحديد ميزانية شركتك :
حيث أن تطبيق هذا النظام غالباً ما يحتاج إلى تكلفة مرتفعة جدا وبالتالي يجب أن تكون على علم واضح بكل المصاريف والقيم العائدة منها وذلك من خلال إجراء مناقشة شاملة، تضمن كل هذا لمنع المفاجآت وخيبات الأمل فى المستقبل.
3 -مستوى كفاءة العاملين :
يجب الأخذ في الإعتبار مستوى كفاءة العاملين في المؤسسة ومدي قابليتهم للتحول الرقمي و في حال ضعف هذه الكفاءات يجب التركيز على تقديم التدريب الذي يمكنهم من التعامل مع نظام ERP.
4 -قياس عائد الإستثمار :
من خلال وضع أهداف محددة لما تريد الشركة الوصول إليه حيث يمكنك ذلك عن طريق ضبط الهدف بنسبة مئوية خلال فترة زمنية محددة مثل ”زيادة إنتاجية الموظفين بنسبة معينه خلال فترة معينه”.
5 -التحقق من مصداقية الموردين:
من المهم جداً فهم استراتيجية الموردين والأهداف التي يسعون لتحقيقها بدلا من أن تُفاجئ الشركه بأن خيارا ما لم يعد متاحا لديها فى المستقبل، أو أن الشركة الموردة قد لا ترغب في دعم المنتجات التي حصلت عليها.
6-التحقق من المراجع
من المفيد جدا الرجوع لشريك يشابهك وله علاقة مع البائع ،
اسأله عن تجربته في تطبيق نظام ERP وما هي المشاكل التي واجهته، هل هناك تكاليف إضافية،أو مفاجئة؟
حيث سوف تُفيدك هذه المعلومات عند وضعك لإستراتيجية التفاوض وقد تفيدك بالأساس في قرار أخذ الشراكة من هذه الشركة أو لا.
– ماهي عيوب نظام ERP؟
على الرغم من أن أنظمة ERP تحتوي علي الكثير من المزايا التي تجعله من اقوي الأنظمة ولكن هناك عيوب قليلة جدا يجب عليك معرفتها وتتمثل في :-
1-يحتاج نظام ERP نظام تخطيط المؤسسات إلي إعادة هيكلة عمليات المنشأة بشكل كامل ومنظم.
3 -ارتفاع تكلفة تطبيقة في بداية الأمر.
4 -يحتاج إلى حيز ضخم من وسائط التخزين.
5 -يحتاج لتقنية عالية لتطبيقه.
6 -معظم أنظمة ERP تبدو صعبة ومعقدة بالنسبه للمستخدم العادي مما يتطلب إعادة تدريب الموظفين عليه.
– لماذا تخاف بعض الشركات من تطبيق نظام ERP؟!
على الرغم من المزايا الكثيرة التي بقدمها نظام ERP للمؤسسات إلا أنه لايزال يوجد لدي البعض من الشركات بعض المخاوف المتعلقة بتطبيق نظام ERP لديها،
وفي السطور القادمة سوف نعرض بعض من هذه المخاوف وكيف يمكن لك التعامل معها،وتتمثل هذه المخاوف في:
1 -الخوف من أن تكون تكلفة تطبيق نظام ERP مرتفعة بحيث لا تتحملها المؤسسة.
2 -لكن يجب للمؤسسات التي تتعرض لمثل هذه المخاوف أن تفهم أن نظام ERP يتكون من وحدات برمجية يتم شراؤها بشكل فردي بالإعتماد على ما يُلبي احتياجات المؤسسة. فقد لا تحتاج بعض المؤسسات كل هذه الأنظمة وبالتالي سوف تشتري ماتحتاج إليه فقط من هذه الأنظمة دون هدر أمواله في شراء أنظمة قد لا تحتاج إليها.
2-الخوف من صعوبة إجراء تعديل كبير على نظام ERP :
لكن في الحقيقة يمكن للمؤسسة إجراء تعديلات علي نظام ERP الخاص بها وشراء الوحدات النمطية لحل البرامج بشكل منفصل استنادًا إلى متطلبات العمل لديها.
3 -الخوف من اختيار نظام ERP الصحيح للمؤسسة.
يجب أن يتمكن نظام ERP فعليًا من الإستفادة من أفضل عمليات الشركات التي تستخدمها الأن،وإحضارها معًا في نظام واحد، بالتزامن مع السماح للجميع في المؤسسة بعرض نفس المعلومات،وبالتالي يجب أن تختار شريك تكنولوجي لك.
وفي هذا المقال تحدثنا عن المعايير التي يجب الإعتماد عليها في اختيار نظام ERP صالح لشركتك،يمكنك الإطلاع إلى هذا الجزء.
4 -الخوف من فقدان الأنظمة البديلة لديك:
لكن في الحقيقة يجب أن يعمل أي نظام ERP تختاره مع ما تستخدمه الأن لكي تستفيد من مميزات يمكن أن تساعد في تطورك المستقبلي.
– دراسات أثبتت نجاح تطبيق أنظمة ERP في الشركات
➢ في يونيو عام 2019 تم إجراء دراسة في الشركة الكندية لصناعة النفط والغاز شارك فيها 20 موظف من المستويات الإدارية المختلفة للشركة وتواصلت هذه الدراسه إلى 24 فائدة لتطبيق نظام ERP منها :-
-توحيد العمليات التجارية المشتركة.
-تحسين مؤشرات الأداء KPI .
– إيجاد نظام متكامل واحد.
-سهولة الوصول للبيانات.
-دقة وشمول التقارير.
➢ في عام 2019 تم إجراء دراسة على صناعة البناء والتشييد وأثبتت الدراسة أن 90 %من الشركات التي طبقت نظام ERP حققت معدل نجاح كبير وزادت معدلات الإستثمار والعائدات بنسبة 10 %وزادت الأصول الثابته بنفس النسبة.
➢ في عام 2014 نُشرت دراسة بعنوان (تأثير تنفيذ نظام ERP على الأداء المالي والتشغيل للشركات العاملة في مصر)، وتوصلت إلى أن تطبيق نظام ERP .
أدى إلى تحسن كبير في لأداء المالي للشركات بالإضافة إلى كفاءة العمليات الداخلية، وأيضاً مؤشرات الأداء الغير مالي أكبر من الزيادة في المؤشرات المالية.
