أشهر الأخطاء التي ترتكبها الشركات عند تطبيق نظام ERP [أشهر 9 أخطاء]

نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو نظام متكامل يتضمن العديد من التطبيقات والوظائف المختلفة التي تتناسب مع مختلف أقسام وأنشطة الشركة.
لكن على الرغم من أن تطبيق نظام ERP يمكن أن يكون مفيدًا بشكل كبير للشركات، إلا أن عدم التخطيط الجيد وعدم تقييم الاحتياجات بشكل كاف يمكن أن يؤدي إلى ارتكاب العديد من الأخطاء الشائعة، والتي سنتناول بعضها في هذا المقال.

9 من أشهر الأخطاء التي ترتكبها الشركات عند تطبيق نظام ERP

1- عدم التخطيط الجيد:

أول الأخطاء التي ترتكبها الشركات عند تطبيق نظام ERP هو عدم التخطيط الجيد لتطبيق نظام ERP، حيثُ يجب أن تقوم الشركة بوضع خطة محكمة لتطبيق نظام ERP، تشمل التحضير والتدريب والتحويل والتشغيل. وعدم وضع خطة جيدة قد يؤدي إلى عدم اتباع الإجراءات الصحيحة لتطبيق النظام، وبالتالي يمكن أن يؤدي إلى إضاعة المال والوقت والمجهود.

2- عدم تقييم الاحتياجات بشكل كاف:

عدم تحديد الاحتياجات من نظام ERP قبل تطبيقة يُعد من الأخطاء التي ترتكبها الشركات عند تطبيق نظام ERP، لذلك يجب على الشركات تقييم احتياجاتها بشكل كاف، وذلك لتحديد ما إذا كان نظام ERP هو الحل المناسب لها أم لا. وإذا لم يتم تقييم الاحتياجات بشكل كاف، فإن الشركة قد تنفق الكثير من المال والوقت على تطبيق نظام ERP الذي لا يلبي احتياجاتها.

3- عدم توفير موارد كافية:

يتطلب تطبيق نظام ERP الكثير من الموارد، بما في ذلك الوقت والمال والموارد البشرية. وإذا لم يتم توفير الموارد الكافية، فإن النظام قد لا يعمل بشكل جيد، وقد يؤدي إلى تأخير العمليات الحيوية داخل الشركة.

4- عدم تدريب الموظفين بشكل كاف:

أحد أشهر الأخطاء التي ترتكبها الشركات عند تطبيق نظام ERP هو عدم تدريب الموظفين بشكل كافي على النظام قبل تطبيقه، لذا يجب على الشركة تدريب موظفيها على استخدام نظام ERP بشكل صحيح. وإذا لم يتم تدريب الموظفين بشكل كاف، فإنهم قد لا يكونوا قادرين على استخدام النظام بشكل صحيح، وبالتالي يمكن أن يؤدي إلى تأخير العمليات الحيوية داخل الشركة.

5- عدم المتابعة:

يجب على الشركة مراقبة أداء نظام ERP بشكل دائم، وذلك لتحديد ما إذا كان يعمل بشكل صحيح أم لا. وإذا لم يتم المتابعة بشكل دائم، فإن الشركة قد تفقد السيطرة على النظام.

6- عدم إخضاع العمليات للتحليل الدقيق:

يجب على الشركات التأكد من تحليل العمليات الحالية لتحديد الاحتياجات المحددة للنظام ERP. ويجب أن يشمل هذا التحليل أيضًا تقييم تدفق العمليات الحالي وتحديد المشاكل والفجوات التي يمكن تحسينها.

7- عدم الاستفادة الكاملة من ميزات النظام:

يجب على الشركات الاستفادة الكاملة من ميزات النظام ERP والتأكد من أنها تستخدم التطبيق بالطريقة الصحيحة. ويجب العمل على تحسين العملية التجارية باستخدام ميزات النظام ERP وتحسين الأداء وتوفير الوقت والتكاليف.

8- الاعتماد المفرط على نظام ERP:

أيضًا من أشهر الأخطاء التي ترتكبها الشركات عند تطبيق نظام ERP هو اعتمادها المُفرط على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات الخاصة بهم. يمكن أن يؤدي هذا شلل تخطيط موارد المؤسسات في حالة تعطل الأنظمة أو فقدان الاتصالات.

9- عدم تحديد عمليات سير العمل لكل قسم:

من المهم التأكد من أن جميع الأقسام في شركتك التي ستعمل على نظام تخطيط موارد المؤسسات جزء من قرار سير العمل الخاص بك. ما لم يتم تحديد عملية كل قسم وإضافته إلى سير العمل ، فلن ينجح نظام تخطيط موارد المؤسسات بشكل كامل.

هذه باختصار الأخطاء التي ترتكبها الشركات عند تطبيق نظام ERP. بشكل عام، يجب على الشركات التخطيط وتنفيذ التطبيق بشكل جيد ومنظم والاستفادة الكاملة من ميزات النظام ERP لتحسين الأداء وتحقيق الفوائد المتعددة من النظام.

ماهي معايير إختيار نظام ERP جيد لشركتك؟!

حتى تتجنب الأخطاء عند تطبيق نظام ERP في شركتك أو مؤسستك هناك العديد من المعايير التي يجب وضعها في اعتبارك عند اختيار نظام ERP حتى يمكنك إختيار نظام ERP فعال لإدارة موارد شركتك، وتتمثل هذه المعايير فيما يلي:

1- حدد أهدافك من تطبيق نظام ERP:

وما هي المشكلات التي تسعى لحلها من خلاله؟ حيث أن وضع أهداف محددة يساعدك فى الوصول للمتطلبات التي يجب أن يفي بها نظام ERP ،وكذلك يحميك من التأثر السلبي لتسويق البائعين.

2- تحديد ميزانية شركتك:

حتى تتجنب أشهر الأخطاء التي ترتكبها الشركات عند تطبيق نظام ERP يجب أن تحدد أولًا وقبل كل شئ ميزانية شركتك. حيث أن تطبيق هذا النظام غالباً ما يحتاج إلى تكلفة مرتفعة جدًا وبالتالي يجب أن تكون على علم واضح بكل المصاريف والقيم العائدة منها وذلك من خلال إجراء مناقشة شاملة، تضمن كل هذا لمنع المفاجآت وخيبات الأمل فى المستقبل.

3- مستوى كفاءة العاملين:

يجب الأخذ في الإعتبار مستوى كفاءة العاملين في المؤسسة ومدي قابليتهم للتحول الرقمي و في حال ضعف هذه الكفاءات يجب التركيز على تقديم التدريب الذي يمكنهم من التعامل مع نظام ERP.

4- قياس عائد الإستثمار:

من خلال وضع أهداف محددة لما تريد الشركة الوصول إليه حيث يمكنك ذلك عن طريق ضبط الهدف بنسبة مئوية خلال فترة زمنية محددة مثل ”زيادة إنتاجية الموظفين بنسبة معينه خلال فترة معينه”.

5- التحقق من المراجع:

من المفيد جدا الرجوع لشخص يشابهك في نفس المجال، اسأله عن تجربته في تطبيق نظام ERP وما هي المشاكل التي واجهته، هل هناك تكاليف إضافية، أو مفاجئة؟
حيث ستُفيدك هذه المعلومات عند وضعك لإستراتيجية التفاوض وقد تفيدك بالأساس في قرار أخذ الشراكة من هذه الشركة أو لا.

هذه باختصار أهم المعايير التي يجب اتباعها لتجنب أشهر الأخطاء التي ترتكبها الشركات عند تطبيق نظام ERP

لتطبيق نظام ERP في مؤسستك، تواصل معنا من خلال هذا الرابط.

المصادر:

Don’t Make These 15 Common Mistakes When Building Your Company’s ERP

شاهد أيضًا:

ما هو نظام ERP؟ ولماذا تحتاجه شركتك (عام 2021)؟

ما هو نظام ERP Next؟! وما فائدته لشركتك؟! (2022) 

أهم فوائد استخدام نظام ERP في القطاع الصحي (تعرف على 13 فائدة)